Case Study:
Van Excel-bestanden naar centraal e-commerce actiebeheer
Meer dan 100 acties per jaar. Zo’n 5.000 producten. Vier webshops. En alles draaiend op losse Excel-bestanden, handmatige e-mails en copy-paste-werk tussen departementen. De ambitie om te groeien naar 400 acties per jaar was er. De operationele basis om dat waar te maken, niet.
Samen met Mediahuis bouwde 25Carat een centraal platform op basis van Marello OMS, volledig gekoppeld aan hun Magento-webshops en boekhoudsysteem Agresso. Procesautomatisering die het e-commerce team dagelijks voelt.
Onafhankelijke Europese mediagroep met meer dan 30 nieuwsmerken
Mediahuis is een van de grootste onafhankelijke mediagroepen in Europa, met activiteiten in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg en Ierland. De groep vertegenwoordigt meer dan 30 nieuwsmerken en is actief in print, digitaal, televisie, radio en distributie.
Bekende namen in het portfolio zijn Het Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, Het Belang van Limburg en De Standaard. Elk van die kranten heeft een eigen webshop, waar tijdelijk producten beschikbaar worden gesteld via zogeheten ‘acties’.
Hoe beheers je 100+ acties per jaar zonder de grip te verliezen?
Een actie bij Mediahuis is een tijdelijk productaanbod, te koop via de webshop én via de krant zelf. Het e-commerce team beheerde jaarlijks meer dan 100 van zulke acties en een catalogus van zo’n 5.000 producten. De ambitie: groeien naar 400 acties per jaar.
Maar de dagelijkse realiteit liep die ambitie voor de voeten. Productinformatie zat verspreid over losse Excel-bestanden, per departement anders bijgehouden. Processen stonden volledig los van elkaar. Communicatie met leveranciers liep via handmatige e-mails. Elke actie opzetten betekende opnieuw alles overzetten. Iets herhalen was bijna onmogelijk.
Het waren heel aparte processen die niet aan één groot proces gelinkt waren. Veel info en data stonden in afzonderlijke Excel-files, met veel copy-paste-werk. Dankzij Marello vonden we een oplossing om die data te centraliseren en makkelijk naar andere systemen door te sturen.
Koen De Keersmaecker, Technical Business Partner E-commerce bij Mediahuis
Waarom koos Mediahuis voor 25Carat?
25Carat werkt al jaren samen met Mediahuis aan hun e-commerce kanalen. Die vertrouwdheid met de organisatie, de systemen en de interne workflows zorgde voor een vliegende start. Er was geen lange aanloopfase nodig om de context te begrijpen.
Maar wat het verschil maakte, was dat 25Carat niet wachtte op een formele vraag. Kenny, managing partner bij 25Carat:
“Vanuit de problematieken die we zagen, wisten we dat we met 25Carat een oplossing hadden en zijn we die proactief gaan aanbieden.”
Dat proactief meedenken gaf Mediahuis vertrouwen. Voor hen waren bij de keuze voor 25Carat een aantal zaken doorslaggevend:
Jarenlange kennis van hun e-commerce omgeving en interne processen
Een concrete oplossing die al beschikbaar was, zonder tijdverlies
Expertise in platformintegraties tussen Marello, Magento en Agresso
Een partner die ook na de go-live betrokken blijft
HET PROJECT
Een fundament voor schaalbaar actiebeheer
De doelen van Mediahuis
Het Central Action Management (CAM)-project had één helder doel: het e-commerce team ondersteunen bij het efficiënt beheren van acties en producten.
Concreet wilde Mediahuis:
- Manuele stappen vervangen door geautomatiseerde processen
- Alle productdata en acties centraal beheren vanuit één platform
- Communicatie met leveranciers en interne diensten automatiseren
- Een stabiele basis leggen voor verdere groei
De oplossing: Marello als centraal actiebeheerplatform
Na een grondige discovery-fase bouwde 25Carat het Marello Order Management Systeem (OMS) uit tot een platform op maat van de Mediahuis-organisatie. Marello heeft een robuuste basis met een ingebouwde workflow-motor die procesautomatisering van begin tot eind mogelijk maakt.
De kernfunctionaliteiten die 25Carat uitbouwde:
- Leveranciersbeheer en goedkeuring
Mediahuis werkte voorheen met handmatige e-mails naar leveranciers. Marello automatiseert dit: het platform stuurt nu zelf berichten op basis van de status van een actie. - Productgegevensbeheer en inkooporders
Producten worden in Marello aan acties gekoppeld en inkooporders worden automatisch aangemaakt. Handmatig invoerwerk is verleden tijd. - Integratie met Agresso
Via een koppeling met het ERP- en boekhoudsysteem Agresso stromen producten, inkooporders en verkoopinformatie automatisch door naar de juiste systemen. - Integratie met Magento
Marello is volledig geïntegreerd met de vier Magento-webshops van Mediahuis, inclusief ondersteuning voor eenvoudige producten, configureerbare producten én e-tickets.
En enkele technische uitdagingen:
- Eerste Marello-project: platform tot in detail leren kennen
Dit was het eerste project waarbij 25Carat Marello als kerntechnologie inzette. We zetten bewust sterke technische profielen in die het platform grondig onderzochten. Zo konden we de standaard features maximaal benutten én goed gefundeerde keuzes maken bij de maatwerkuitbouw.
- Synchronisatie tussen Marello en Magento
De integratie tussen Marello en de bestaande Magento-omgeving vergde een doordachte aanpak. Eerst werd alle interne kennis over de bestaande systemen gebundeld, daarna werd een nieuw stabiel werkproces uitgeschreven. Die investering loonde: de integratie draait stabiel en is klaar voor verdere uitbreiding.
- Custom flows voor specifieke workflows
Mediahuis had workflows die niet standaard in een platform beschikbaar zijn. 25Carat bouwde een groot aantal custom flows, elk volledig gedocumenteerd en centraal beheerbaar. Het resultaat: medewerkers werken efficiënter en kunnen altijd terugvallen op een helder procesoverzicht.
Tijdens onze zoektocht hebben we veel andere platformen ook bekeken en Marello kwam daar als beste uit. Ze hebben een heel grote basis die we direct konden inzetten. Maar het liet ook toe dat je daarop kon verderbouwen en helemaal op maat kon zetten op de noden van onze organisatie.
Koen over de platformkeuze
De samenwerking
Workshops, co-creatie en wekelijkse afstemming
De samenwerking verliep niet als een klassiek leverancier-klanttraject. 25Carat en Mediahuis gingen samen aan tafel voor een reeks brainstormsessies en workshops om de specifieke noden van Mediahuis te vertalen naar de functionaliteiten van Marello. Welke standaard features konden direct worden ingezet? Waar was maatwerk nodig?
Na de lancering bleef het contact intensief. Kenny over hoe de samenwerking na de go-live verder loopt:
“We zitten wekelijks samen met het Mediahuis-team, waarbij we samen afstemmen hoe het platform gebruikt wordt, waar er pijnpunten liggen of nieuwe ideeën zijn. En jaarlijks houden we een inspiratiesessie om samen de nieuwe features van Marello te bespreken en te kijken hoe die voor Mediahuis toegepast kunnen worden.”
Koen blikt terug op de start:
“Wij waren verrast dat 25Carat al een oplossing voor ogen had. Wij hadden gedacht dat we helemaal van scratch moesten beginnen, want we hadden een heel specifieke case neergelegd bij hen. Maar er was al een heel goede basis om verder te werken. Daar waren wij heel verrast en ook dankbaar voor, dat we toch zo een snelheid in dit project hebben kunnen behouden.”
In a nutshell
Technologieën en integraties
Platform
Marello OMS
Aanpak
Discovery, workshops, custom flow development
Maatwerk
Custom workflow-motor, leveranciersbeheer, inkooporders, contractbeheer
Integraties
Marello, Magento, Agresso
De resultaten
Eén platform. Vier websites. Volledig gesynchroniseerd.
Het meest tastbare resultaat is ook het meest simpele: iedereen werkt nu vanuit Marello. Geen zoeken in Excel-bestanden meer, geen handmatig data doorsturen, geen afhankelijkheid van wie welk bestand bijhoudt. Data staat op één plek en stroomt automatisch door naar Magento en Agresso.
Koen over het dagelijkse verschil:
“Waar we vroeger met Excel-files werkten, werkt nu iedereen in Marello. Iedereen weet wat hij moet doen. En de data wordt op één plaats beheerd, wat enorm helpt om de efficiëntie te verhogen.”
En de architectuur is klaar voor wat nog komt:
“Iets aanpassen in Marello wil zeggen dat het ook aangepast wordt in al onze andere systemen waar we dat willen. En het is ook schaalbaar. Als we later een nieuwe applicatie willen, kunnen we die ook inhaken op Marello.”
Resultaten op een rij
Centraal e-commerce actiebeheer vanuit één Marello-platform
Automatische synchronisatie tussen Marello, Magento en Agresso
Leverancierscommunicatie volledig geautomatiseerd
Inkooporders en contractbeheer digitaal en centraal beheerbaar
Acties voorbereiden verloopt visueel, intuïtief en herhaalbaar
Elk teamlid heeft meer tijd voor zinvolle taken
Schaalbare architectuur klaar voor verdere uitbreidingen en nieuwe webshops
Klaar om ook jouw e-commerce processen te automatiseren?
Het verhaal van Mediahuis laat zien wat er mogelijk is als je manuele processen durft loslaten. Geen sjabloonoplossing, maar een aanpak die aansluit op hoe de organisatie écht werkt. En één die meegroeit.
Werkt jouw organisatie nog met losse systemen of manuele processen die groei in de weg staan? Vraag een vrijblijvend gesprek aan. We kijken samen wat er mogelijk is.
